Désencombrement numérique: on s’attaque à la boite mail

Je reviens aujourd’hui pour la suite de ce défi d’Octobre qui concerne le désencombrement numérique. J’ai enfin fini de trier ma boite mail perso. Pour cela, il y a selon moi deux grandes phases. La première est de vider cette boite, et la seconde est de l’empêcher de se remplir!

Faire le grand tri des mails

En ce qui concerne la première partie, pour être tout à fait honnête avec vous, j’avais déjà effectué un très gros tri de cette boite (ma boite perso) il y a des mois avec une méthode des plus radicales. En voulant faire un tri, j’avais effacé par erreur plus de 2000 messages d’un coup. Sur le coup je me suis dit : Oups la grosse boulette… Rajoutez quelques grossièretés par-ci par-là, et vous aurez quelque chose de plus proche de ce que j’ai réellement dit.

Et finalement, un an plus tard, je n’ai jamais eu besoin d’aucun de ces mails. Et à aucun moment je ne me suis dit que j’aurais aimé avoir encore tel ou tel message. Ceci dit quand j’ai fait ma boulette, la plupart des messages importants étaient déjà rangés bien sagement dans leur dossier. ils n’avaient donc pas disparu. Pour les autres, et bien il faut croire qu’ils n’étaient pas si importants en fin de compte. Et si jamais j’ai vraiment besoin d’un document quelconque un jour, il me suffira de le redemander auprès du service concerné.

Vous n’êtes pas obligé d’y aller aussi radicalement que moi, mais la phase de tri qui  est inévitable. Une solution pour avoir l’impression d’avancer dans cette tâche fastidieuse est de créer des dossiers et ranger dedans tous les mails par thème sans vraiment sélectionner ceux à garder et ceux à supprimer. Vous reprendrez ensuite chaque dossier un par un, petit à petit, pour faire une vraie sélection de ce qui doit être supprimé. En progressant dossier par dossier, cela semblera moins interminable, vous pourrez même vous donner de petits objectifs (allez aujourd’hui je m’attaque au dossier x, demain au z).

Ma boite mail aujourd’hui ressemble à ça (en moins flou ^^ )

L’avantage d’une boite mail vide

Le stockage de donnée est énergivore. Il est donc plus écologique de conserver uniquement ce qui est nécessaire. En effet les data center qui stockent et conservent nos données consomment beaucoup d’énergie. Une réduction de vos données stockées, et une moindre utilisation des mails (à envoyer et recevoir) réduira donc aussi votre empreinte écologique.

Malgré cela, j’avais tendance à garder les messages gentils que j’ai pu recevoir: félicitations pour la naissance de mes garçons, bonne nouvelle de quelqu’un etc. pour finalement ne jamais retourner les voir. J’ai réussi à passer le cap (merci la boulette) et comme ils ne me manquent pas, j’ai du même coup réussi à me débarrasser de cette habitude. Une fois de plus; il s’agit de réaliser que les souvenirs comme les sentiments qui y sont liés  sont dans la tête (ou le coeur) et pas dans un mail, un objet. Et si un jour on les oublie, c’est qu’ils ont fait de la place pour d’autres plus forts, l’important est d’avoir vécu l’instant à fond!

Le bénéfice secondaire de ce grand désencombrement de boite mail: je ne ressens plus le besoin de vérifier ma boite 50 fois par jour (j’exagère un peu ok…). Je dois la regarder maintenant qu’une ou deux fois par jour, et cela est laaaargement suffisant car elle ne se remplit plus aussi vite qu’avant. Et c’est là la deuxième partie de ce grand désencombrement des mails.

Comment empêcher cette foutue boite email de se remplir?

Tout d’abord, il s’agit de traiter les messages dès qu’ils arrivent. Je ne laisse dans ma boite de réception que les messages à traiter. Et dès que je l’ai traité le message est rangé dans un dossier ou est supprimé. J’ai limité le nombre de dossiers pour éviter de stocker tout et n’importe quoi. J’ai ainsi différents dossiers:

• les achats ou ventes d’objets en cours. Lorsque j’ai vendu ou reçu l’objet, je supprime les emails correspondant. Il n’y a donc que très peu d’emails stockés ici, et seulement de façon provisoire.
• Allemand: j’y conserve des liens, des fiches d’exercices etc envoyés par mes professeurs des cours d’allemand que j’ai pu suivre.
• Blog: afin de conserver des photos à uploader très prochainement sur le blog, des codes et références de l’hébergement etc, les visuels du blog…
• Cuisine: quelques liens ou recettes à tester très rapidement.
• Divers: quelques emails avec des docs (il faudra d’ailleurs que je les stocke ailleurs), la confirmation de mon abonnement villo avec les références, et qq autres bricoles
• Enfants: emails concernant l’école, la crèche, les activités des enfants
• Identité: des scans de mes documents d’identité (super utile de les avoir dispo partout en cas de problème pendant un voyage a l’autre bout du monde), et de mes diplômes
• Maison x2 : un pour conserver les emails relatifs a nos logements locatifs précédents. Et un pour conserver ceux ayant trait à notre logement actuel (échanges avec les artisans, le notaire, les e-factures, etc)
• Minimalisme: un dossier avec des liens, ou des articles que j’ai envie de lire prochainement sur les sujets qui me passionnent (minimalisme et aussi écologie)
• Photos: des emails avec pièces jointes photo. Là j’ai encore un tri à faire car pour bon nombre d’entre elles sont sûrement déjà stockées ailleurs
• Travail: des emails avec des infos pour mon boulot actuel, des attestations des boulots précédents etc.

Cela fonctionne très bien pour moi ainsi. Stockez-vous vous aussi des choses dans des dossiers sur votre boite email?

L’art de la désinscription

L’autre aspect pour éviter de remplir sa boite et d’éviter de recevoir des messages. Je me suis désinscrite de 99% des Newsletters que je pouvais recevoir. Un peu bêtement, recevoir tous ces mails créait chez moi une sorte de frustration/culpabilité. Je ne prenais pas le temps de lire tout cela et quelque part cela me gênait. Et quand il s’agissait d’emails commerciaux, cela pouvait m’inciter à consommer davantage que ce dont je pouvais avoir besoin. Je me désinscris aussi systématiquement de tout type de mailinglist. Vous savez, il s’agit de ces mails qui arrivent directement dans la catégorie spam. Il y a toujours un lien pour se désinscrire, et bien maintenant je clique dessus.

Ce fut un peu fastidieux au début puisque j’en recevais une bonne 15aine par jour. Maintenant à force de le faire, je n’en reçois qu’à peine un par jour. Fini le matraquage poussant à la consommation, fini la surstimulation! Maintenant quand je veux lire quelque chose, aller sur un site, acheter quelque chose en ligne c’est parce que j’en ai envie et/ou besoin, que j’ai le temps pour cela, et pas parce que telle ou telle marque m’a incité à le faire.

et voilà, désencombrement de boite email: check!

J’ai également attaqué la boite pro au bureau mais là… c’est une autre paire de manches, haha. Je reviens très vite pour vous parler de cela, ou des autres aspects de mon désencombrement numérique. Merci à vous d’avoir eu le courage de lire ce loooong article jusqu’au bout.

Avez-vous trié vos emails?
Comment avez vous procédé?