Semaine 22 – le tri des documents administratifs 1/2

Bon ca y est, cette semaine on s’attaque à un gros morceau: le tri des documents administratifs. Nous ferons cela sur deux semaines pour prendre le temps de trier et organiser tout cela tranquillement. En effet par stress mais aussi ennui (parce qu’avouons-le ce n’est pas l’activité la plus passionnante) on a tendance à éviter de s’occuper de nos papiers. Comme s’ils allaient disparaître si on les oubliait suffisamment longtemps… Cet évitement s’il dure longtemps peut amener à des situations compliquées… Mais ce n’est jamais irrémédiable, et ensemble on va y arriver!

Rassembler les papiers administratifs

La première étape, en toute logique, sera déjà de les rassembler. Certaines personnes les rangent religieusement, d’autres les mettent juste en pile sur un coin du bureau… Avec le temps, il peut y en avoir une énorme quantité qui décourage rien qu’à l’idée de s’y mettre. Mais aujourd’hui on va changer cela.

Si vos documents sont déjà plus ou moins rangés et organisés, alors rassemblez juste les dossiers ensemble, et les autres documents restants, en une pile. Si c’est plus chaotique chez vous, munissez-vous d’un grand carton (ou deux) et mettez tout dedans. Essayez de passer en revue tous les endroits où ces documents pourraient se cacher pour tous les collecter. Ne conservez à portée de main que ceux reçus très récemment pour lesquels vous devez agir ces jours-ci (payer une facture par exemple). Tous les autres vont dans le carton.

Au moment de mettre dans le carton, sortez tout des enveloppes pour ne conserver que les papiers. Les enveloppes peuvent déjà être recyclées. Et les papiers sont mis dans le carton à plat, dépliés. Cela vous fera gagner du temps pour la prochaine étape.

Chercher ses informations

Pour procéder à l’étape du tri des documents administratifs, il est important de savoir exactement quoi conserver pour faire les bons choix. En effet certains de nos documents ont une valeur légale, et de ce fait, doivent être conservés pour une période de temps donnée. Si Marie Kondo disait dans son premier livre que tout pouvait être jeté, dans la réalité ce n’est pas le cas. Vous pourriez sinon le regretter amèrement au moment de faire valoir vos droits.

Comme je sais que sur ce site, nous avons des lecteurs issus de nombreux pays francophones, et même d’ailleurs, je vous invite à faire vos recherches pour trouver les informations valables dans votre pays (France, Belgique, Suisse, Québec...). Les sites gouvernementaux proposent généralement des récapitulatifs de la durée de conservation légale des documents administratifs. Vous pouvez aussi parfois trouver ces infos sur des sites tels que ceux de l’ordre des notaires par exemple. Dans tous les cas, assurez-vous du sérieux du site sur lequel vous prendrez vos informations.

Imprimez ce document et insérez-le dans une pochette plastique ou plastifiez le pour le conserver. Il vous guidera dans le futur pour le grand tri, mais aussi pour la suite. Vous pouvez aussi en coller une copie dans votre carnet (ou le recopier) et surligner les catégories qui vous concernent vous. Ce seront VOS catégories à trier, et vous pourrez cocher au fur et à mesure ce qui est fait. Si vous avez vécus dans plusieurs pays, et avez des documents issus de ces différents lieux, pensez à imprimer ces listes pour ces pays.

Préparer le tri des documents administratifs

Maintenant que nous disposons des bonnes informations, préparons notre tri des documents administratifs.

Dans votre carnet, listez les catégories de documents dont vous disposez afin d’évaluer quels seront vos besoins en matière de rangement des documents une foisle tri fini. Vous pourriez par exemple envisager d’acheter une boite pour y rassembler tous les documents à garder à vie. D’autres boites, ou chemises, classeurs, etc. pourront être consacrés aux différentes catégories de documents.

Si vous n’avez aucune idée de la quantité de feuilles que cela représentera pour une catégorie,  ne vous ruez surtout pas déjà dans les magasins pour acheter des boites de rangements et autres classeurs. Vous risqueriez d’opter pour de mauvaises dimensions. Récupérez seulement quelques gros élastiques pour attacher les piles une fois le tri fait. Et vous acquèrerez les boîtes ensuite, en fonction de vos besoins réels.

Essayez aussi de réfléchir à l’endroit où vous rangerez les documents afin de choisir un mode de rangement adapté. Il sera plus facile d’attraper des boites et chemises dans un rangement en hauteur, là où une grosse boite contenant des pochettes peut convenir pour un rangement en bas.

Partir sur de bonnes bases

Vous êtes maintenant prêt pour la semaine prochaine. Et d’ici là et jusqu’à la fin du tri, essayez de traiter immédiatement tout nouveau document entrant. Dorénavant, fixez-vous une règle: aujourd’hui je repars sur de bonnes bases! Je traite chaque document immédiatement! Ou bien je me fixe un rendez-vous hebdomadaire dans mon agenda pour m’en occuper (et je m’y tiens!).

Et si vous voulez diminuer l’encombrement physique, à chaque nouvelle facture entrante, essayez de vérifier auprès de l’organisme émetteur, s’il est possible de passer à des factures numériques plutôt que sur papier.

Prochain rendez-vous

Vous voilà déjà bien lancé pour la semaine prochaine où nous ferons le gros tri! Je suis sûre que ces préparatifs vous auront motivé(e). Si jamais la quantité de papiers à traiter est vraiment importante, n’hésitez pas à prendre plus de temps que ces deux semaines pour vraiment finir ce tri avant de poursuivre le programme. Comme je le dis régulièrement, qu’on mette 52 ou 60 semaines n’a aucune importance, tant qu’on poursuit son cheminement.

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