Semaine 23 – Le tri des documents administratifs 2/2

Nous poursuivons aujourd’hui le tri des documents administratifs. Après les préparatifs de la semaine dernière il est temps d’attaquer la phase principale: le tri en lui-même. Armez-vous de courage, mettez une tenue confortable, préparez-vous un bon thé ou café, et lancez votre musique préférée, c’est parti! Regardons ensemble ce que contient cette grande boîte et vos dossiers et trions ensemble.

Mise en garde avant de tri des documents administratifs

Une petite mise en garde avant de commencer à jeter des documents. Les papiers administratifs et factures peuvent contenir des données personnelles. Pour éviter que quelqu’un puisse les récupérer et les utiliser frauduleusement il faudra faire preuve de prudence au moment de se séparer des choses à éliminer. Ainsi, pendant le tri munissez-vous d’une grande boite et d’un sac poubelle pour le papier à recycler et catégorisez ainsi:

• Dans le sac tout ce qui ne contient pas de données personnelles comme par exemple d’anciennes conditions générales de banque, etc. Tout ceci pourra être recyclé. Vous pouvez déchirer le petit coin contenant votre adresse pour toutes les lettres à jeter.
• Dans la boite, tout ce qui contient des données personnelles. Cela devra être détruit de façon plus réfléchie plutôt que d’être simplement jeté avec le papier. Soit vous vous arrangez pour avoir accès à une déchiqueteuse (chez des connaissances, au bureau…)  soit vous les détruisez en alimentant vos barbecues d’été (ou flambées d’automne) avec un petit paquet à chaque fois.

Répartir en catégories

Que ce soit sur votre table, votre lit ou carrément par terre, on commence par faire des piles. Faites une pile par catégorie identifiée la semaine dernière. Selon votre situation il pourra s’agir par exemple:

• les diplômes et documents d’identité (livret de famille, acte de naissance, etc)
• les documents bancaires
• les contrats et factures pour le gaz, l’électricité, l’entretien de la chaudiere, l’eau, internet, vos télephones (une pile séparée pour chacun bien sur)
• les impots
• les allocations familiales
• les document de santé
• les document liés au travail
• les assurances
• les documents liés à la maison (titre de propriété, factures de travaux, etc)

J’en passe certainement une grande quantité, à vous de voir quelles sont vos catégories.

Procéder pile par pile

Maintenant que les piles sont faites, vous pourrez consacrer du temps à les traiter une par une à chaque séance, ou plusieurs en une séance. C’est à vous de voir. Si certaines piles ne sont pas traitées immédiatement, attachez-les avec un gros elastique, pour éviter qu’elles ne se remélangent.

Pour chaque pile, vérifiez le guide imprimé la dernière fois pour savoir quels sont les documents devant être conservés et pour combien de temps. Vous pourrez ainsi conserver les contrats en cours, les factures des X dernières années, etc. Lorsque nous recevons un courrier, prenons une facture par exemple, on reçoit donc cette facture, mais aussi bien souvent une lettre d’accompagnement qu’il n’est peut-être pas nécessaire de garder. Ne conservez donc que le nécessaire.

Vous pourrez appliquer ce processus à vos différentes catégories petit à petit pour faire le tri des documents administratifs. Soyez bien vigilant sur les durées de conservation notamment des documents liés au calcul de votre retraite (preuve de paiement d’allocation chomage, invalidité, congé parental…) Je pense aussi aux documents médicaux. Si les preuve de remboursement peuvent être jetées après quelques années, les résultats de certains examens médicaux pourraient s’avérer utile dans le futur pour aider à un diagnostic. Je décline toute responsabilité en cas de boulette… Enfin quelqu’un m’a très justement fait remarqué qu’il était parfois nécessaire de conserver des enveloppes de pli recommandés, ou l’accusé de réception en cas de litige.

La numérisation de vos documents

Peut-être que certains d’entre vous pensent à numériser tous les documents pour ne conserver que des documents dématérialisés. Je tiens à vous mettre en garde sur ce point. En effet les documents émis électroniquement (par exemple par un fournisseur d’energie) ont une valeur légale car c’est l’original que vous avez en version numérique.

Par contre si vous scannez vous même les documents, il s’agit alors de copies (numériques) de l’original. Et la véracité de cette copie pourrait être remise en question en cas de litige. Il existe cependant des organismes professionnels qui peuvent numériser les documents afin qu’ils soient considérés comme les ‘copies certifiées’ que nous faisions par le passé. Ces documents numériques ont alors une ‘signature numérique’ (Qui inclut l’identification de l’emetteur, de l’utilisateur, et la garantie de l’intégrité du contenu). Je vous invite donc à la plus grande prudence dans la numérisation de vos documents.

Le mieux est sans doute de garder vos originaux le temps nécessaire, et en même temps chaque fois que possible, passer à des factures, contrats, etc. numériques avec les fournisseurs. Petit à petit votre pile de document diminuera à mesure que les années passent, mais en toute sécurité. La numérisation peut ceci-dit être utile pour avoir une copie de certaines de vos données en cas de sinistre chez vous…

L’organisation des documents

Une fois la pile triée, il s’agit d’organiser ses documents avec logique. Vous pouvez rassembler ensemble dans une même boite, trieur à soufflet etc, tous les documents que vous devrez conserver à vie, en les rassemblant par type.

Pour les autres, faites une pile par année (avec un trombonne) pour les ranger dans l’ordre chronologique les plus récents sur le dessus. Ainsi ce sera plus facile d’ajouter la nouvelle facture sur le dessus de la pile à chaque nouvelle réception. Ajoutez sur le haut de la pile le contrat en cours. Ainsi tous les ans ils vous suffira de supprimer les factures de l’année la plus ancienne qui ne sont plus nécessaire de garder. Si vous devez garder des factures 3 ans, en 2023, vous reprendrez votre pile, et enlèverez le bas de la pile correspondant à l’année 2019.

Ranger ses documents

La dernière étape du tri des documents administratifs est celui du rangement. Toutes vos piles des documents à conserver sont constituées et ordonnées. Si vous n’avez pas encore de solutions de rangement, c’est le moment de mesurer la quantité de papier que vous avez à stocker. Puis rendez-vous dans votre magasin préféré pour acheter de jolies boites, pochettes etc.  (neuves ou d’occasion). Si vous le pouvez, essayez d’opter pour un système de rangement qui vous plait visuellement. Cela vous encouragera à continuer à ranger au fur et à mesure vos futurs documents.

Vous pouvez maintenant ranger les documents en réunissant dans un même contenant les documents d’une même thématique. Puis assurez-vous d’inscrire clairement ce que le contenant contient. Vous pouvez aussi coller à l’intérieur le contact de votre conseiller bancaire, inscrire votre numéro client pour le retrouver immédiatement. Vous pouvez même inscrire la durée de conservation directement sur la pochette. On peut aussi agraffer sur le coté gauche de la pochette le contrat, et ranger toute la pile de facture sur la droite. Je vous recommande aussi de séparer les pochettes de documents à garder à vie (dans lesquelles il n’y a pas de tri régulier à faire, de celles des documents ayant une durée de vie limitée (à trier de temps en temps)

Si vous optez pour les factures électroniques, peu à peu, à mesure que les années passent, il ne vous restera que le contrat en papier. Vous serez de moins en moins encombrés par la paperasse. Mais il vous faudra toujours ranger vos factures électroniques pour les retrouver facilement

Quelques informations supplémentaires

Si comme nous, vous êtes expatriés, regroupez les documents par pays, et même si vous n’avez plus rien à faire au niveau administratif avec un pays, il peut être bon de conserver quand même vos identifiants nationaux. Ainsi même si nous avons quitté la France depuis maintenant 14 ans, nous avons conservés nos numéros de sécurité sociale pour faciliter un éventuel futur retour au pays.

Enfin prenez bien le temps de finir ce tri avant de passer à la suite. Je sais que cela peut-être laborieux, mais surtout n’abandonnez pas. Vous pouvez si nécessaire faire cela avec de courtes séances de 10 minutes a chaque fois pour vous occuper d’une petite pile si vous préférez.

Et pensez bien à chaque nouveau document reçu, à voir s’il est possible d’opter pour une version numérique auprès de l’émetteur. Puis après traitement, rangez-le tout de suite si nécessaire. Ou si vous préférez, prévoyez un moment par semaine ou par mois pour faire ce petit rangement qui sera désormais rapide, maintenant que tout est bien oragnisé.

 

Prochain rendez-vous

Après le tri des documents administratifs, nous attaquerons les semaines prochaines les affaires des enfants du matériel de puériculture, au matériel créatif, aux vêtements, en passant par les jouets etc. Donc si vous n’avez pas d’enfants, profitez de ces quelques semaines à venir pour finaliser cette étape et les précédentes.

Si cet article et plus généralement ce proramme vous est utile, pensez à partager avec vos proches ou sur vos réseaux sociaux. C’est ce qui lui permet de vivre. Et partagez avec nous vos progrès et réflexions en commentaire ici ou sur les réseaux sociaux.

Vous découvrez maintenant le programme 52 semaines pour désencombrer sa maison et se simplifier la vie par cet article? Retrouvez-le dans son intégralité ici, et rejoignez nous. Ce programme entièrement gratuit et sans publicité vous permettra tout au long de l’année d’alléger votre quotidien.
Vous pouvez aussi me rejoindre sur Instagram ou Facebook.